Nem todo mundo sabe lidar com o setor financeiro de uma empresa e essa área pode ser um grande desafio para o empreendedor. Mesmo que tenha domínio sobre o produto ou serviço oferecido, saber administrar o negócio exige conhecimentos específicos fundamentais.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para que você não fique tão perdido e concentre esforços nos pontos certos para que sua empresa seja bem-sucedida.

1- Planejamento

O planejamento financeiro é fundamental para que o empresário saiba de onde vem o dinheiro e para onde ele está indo. Por isso, o mínimo necessário é uma planilha que contenha todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Dessa forma é possível programar os gastos fixos e as entradas de capital.

É válido considerar tudo. Quais os gastos de infraestrutura? Considere aluguel, energia, internet, água e tudo o mais que for essencial para prover o trabalho dos seus funcionários. Quais são os pagamentos de empregados e fornecedores? Liste tudo o que não é variável para identificar o que é gasto mensal. Também tenha em mente a reposição de materiais, seja papel, cartucho de impressora e outros itens de manutenção, pensando no ciclo operacional do dia a dia.

Mesmo que as contas sejam mensais, leve em consideração um planejamento anual que envolva tudo o que sua empresa pode precisar. Dessa maneira você consegue ter uma previsão de caixa e lucro em médio e longo prazos.

2- Organize-se

Organização é essencial para manter as finanças da sua empresa em dia. Imagine ter o dinheiro provisionado para pagar determinadas contas, mas esquecer de efetuar o pagamento? As consequências podem ser brutais no mercado, por um simples erro ocasionado por falta de preparo e é assim que começam os prejuízos de um empreendimento.

Por isso, é importante manter um sistema que aponte sempre qual o serviço e a data de pagamento combinada, permitindo que este seja efetuado.

3- Deixe tudo registrado

Qualquer orçamento recebido, serviço contratado ou prazo acertado deve estar devidamente registrado. Cada empresa tem um mecanismo diferente. Em alguns casos, um simples e-mail pode resolver, mas, em outros, é necessário abrir Ordens de Serviços, Ordens de Pagamentos, Ofícios ou preencher planilhas orçamentárias compartilhadas.

O ideal é encontrar o método que mais se adequa às suas necessidades internas, o que não pode é ficar sem saber qual operação foi feita e sua causa!

4- Descontos e negociação

Vamos supor que sua empresa faça uso constante de transporte ou serviço de motoboy. É importante considerar se é melhor ter um motorista corporativo ou contar com um Uber ou táxi. Contratar alguém que faça seus serviços de banco ou um ter em sua folha de pagamento uma empresa que está sempre pronta para atender sua demanda?

Da mesma maneira, avalie se fechar com um fornecedor um pacote de serviços é mais vantajoso do que pagar por cada vez que é prestado um serviço. É possível reduzir muitos custos dessa maneira. Vale ter discernimento para cada caso e encontrar a fórmula ideal para seu funcionamento.

5- Pessoa jurídica é uma coisa, a física é outra

Um dos principais erros que novos empresários costumam cometer é considerar o capital de sua empresa como um caixa para seus gastos pessoais. Isso não só prejudica o fluxo de caixa como impacta no resultado financeiro da empresa, prejudicando, inclusive, seus sócios.

É importante definir um pró-labore para cada participante e separar as finanças da organização das que são pessoais. Portanto, seja sensato. Um almoço com o cliente para definir uma estratégia entra para a conta corporativa. Você encontrou com a família para um café da tarde, esse é um gasto pessoal, mesmo que em horário comercial. Nesses casos, o bom senso fala mais alto!

Presleyson Lima – Diretor da Assespro-MG, empreendedor serial, palestrante, Smart Money, colunista, investidor anjo, mentor e amante da inovação.